I denne første fase er det vigtigste at få fat i de rigtige praktikanter og at kommunikere effektivt og hensigtsmæssigt med de praktikanter, man ansætter. Vi beskæftiger os herunder med begge dele.
At få fat på den rigtige praktikant Både praktikanter og arbejdspladser har interesse i at finde det rigtige match på store matchdag eller panikdag. Møderne mellem potentielle praktikanter og arbejdsgivere foregår også uformelt undervejs i uddannelsen, men i praktiksøgningsperioden giver praktikmesser og åbent hus-uge anledning til et lidt mere formelt første møde.
Vi har ikke i
Praktikantundersøgelsen data fra denne periode, men de første møder indgår som vigtige elementer i virksomhedernes employer branding, det vil sige den måde de markedsfører sig over for de studerende, og det image denne opførsel efterlader hos de studerende af virksomheden. Det, medieorganisationerne gør og siger på disse indledende møder, fungerer derfor som
memorable messages i praktikanternes fortællinger om processen og om mediet.
Der er stor forskel på, hvordan arbejdspladserne præsenterer sig på åbent hus-dagene og til praktikmesserne. Og det har betydning for ens image blandt de studerende – og dermed også for antallet af ansøgere og typen af ansøgere – om man fx optræder overlegent eller ustruktureret i stedet for imødekommende og velorganiseret til åbent hus-arrangementer.
Til praktikmessen er der også forskel på, om en medieorganisation møder op med et enkelt eksemplar af dagens avis og en uinteresseret medarbejder, der bruger mere tid på mobiltelefonen end på at tale med de studerende, eller om repræsentanten fra medieorganisationen har medbragt en entusiastisk praktikant og en masse spændende materiale til messen.
Nogle medier kan berette om stor succes med at tiltrække dygtige ansøgere, fordi de er begyndt at få demonstreret deres evner som uddannelsessteder og arbejdspladser til messer og åbent hus-arrangementer.
Nogle arbejdsgivere har muligvis en holdning om, at de bedste studerende nok skal søge om en praktikplads på deres medie på trods af en uengageret indsats til denne type arrangementer. Men en række af de dygtige studerende fravælger arbejdspladser, fordi førstehåndsindtrykket er mindre godt. Samtidig er der studerende, som får øjnene op for mindre søgte arbejdspladser, der til disse arrangementer gør en helhjertet indsats for at demonstrere, at de tilbyder en fremragende uddannelse af praktikanter.
Selve ansættelsen foregår også vidt forskelligt. Nogle medier ansætter deres praktikanter i løbet af få minutter, mens andre bruger længere tid. I takt med at messer og åbent hus har udviklet sig til en slags forsamtaler, som minder ansættelsessamtaler, bliver der dog brugt mindre tid på selve store match-dag på ansættelsesinterview – i hvert fald for nogle mediers vedkommende.
Efter at praktikanten er ansat
Tiden lige efter store matchdag og selve ansættelsen af praktikanten er også en vigtig fase af processen, selvom praktikanten ikke er begyndt at komme på arbejde endnu. I denne periode er praktikanterne måske usikre på, hvad praktikperioden kommer til at indeholde, og hvad det egentlig er for en medieorganisation, de skal arbejde for.
De tiltag, man som organisation sætter i værk i denne meget tidlige del af processen, får også stor betydning for det indtryk, praktikanterne får af de enkelte praktiksteder. Et indtryk, de måske husker i lang tid. Nogle praktiksteder samler praktikanterne lige efter ansættelsen for at fejre underskriften på kontrakten eller inviterer praktikanter til en snak på redaktionen, før praktikanten starter i ansættelsen. Andre gør ingenting, inden praktikanterne møder op første arbejdsdag.
Også disse erfaringer lejrer sig i praktikantens samlede indtryk af arbejdspladsen og bliver måske den historie, som de fortæller videre til andre praktikanter eller kommende kolleger.
På store matchdag underskrives en meget kortfattet praktikkontrakt mellem praktiksted og praktikant. Hvis man som organisation ønsker at højne informationsniveauet og give praktikanten en mere grundig og detaljere viden om – og dermed afstemme forventningerne om – praktikstedet, kan man med fordel udlevere en mere udførlig ansættelseskontrakt, et velkomstbrev samt en praktikpladsbeskrivelse.
De tre dokumenter:
- Ansættelseskontrakt
At udarbejde en mere udførlig ansættelseskontrakt, som også indeholder oplysninger om eksempelvis arbejdsvilkår, løn og andre forhold i forbindelse med ansættelsen.
- Velkomstbrev
At sende et brev til den kommende praktikant, hvori man udtrykker, at man glæder sig til at få vedkommende som praktikant, fortæller om hvordan den første arbejdsdag er tilrettelagt og om, hvem praktikanten kan kontakte, hvis vedkommende har spørgsmål inden praktikperioden. Derudover henviser den til en evt. praktikpladsbeskrivelse, som vi beskriver nedenfor.
- Praktikpladsbeskrivelse
Dokument eller pjece, hvor man præsentere praktikstedet og beskriver organisationens opbygning, organisationskulturen samt de herskende værdier og regler, men også italesætter de generelle forventninger, man har til praktikanterne, og beskriver, hvad praktikanterne kan forvente af praktikstedet.
Praktikpladsbeskrivelsen kan også indeholde praktiske oplysninger om koder, nøgler, adgangsmuligheder, udstyr, og om hvem der er praktikvejleder, hvad praktiklederens rolle og ansvar er samt kontaktoplysninger på praktikvejlederen.
Endelig kan den også indeholde generelle beskrivelser af organisationens ambitioner med praktikforløbet, hvordan forløbet typisk er struktureret, hvilke overordnede faglige og personlige mål der er for forløbet, samt hvordan man arbejder med individuelle uddannelsesplaner i organisationen.
Du kan læse mere om, hvordan to vejledere fra henholdsvis
Fagbladet 3F og
Fyns Amts Avis gør i perioden fra kontrakten er underskrevet til praktikanten møder den første dag.
Ved at udlevere mere udførlige informationer til praktikanterne bliver disse ting synlige for både de nytilkomne praktikanter og for de erfarne journalister og chefer, som skal samarbejde med praktikanterne.
Læs mere om, hvad der sker i den følgende fase:
Encounter phase: Mødet med medieorganisationen, hvor vi beskriver, hvordan man kan tilrettelægge de første dage af praktikperioden, samt hvad den første vejledningssamtale med praktikanten kan indeholde, og hvordan den kan struktureres hensigtsmæssigt.