Tids- og processtyring

Denne tekst er beregnet til, at undervisere kan udlevere det som hand-out til de studerende, som skriver opgaver hos vedkommende.

Proces- og tidsstyring
For at du kan få det optimale ud af den tid, der er til rådighed til at arbejde med din opgave, er det vigtigt, at du styrer processen og har overblik over, hvor meget tid der er til de forskellige arbejdsopgaver.

At styre et projekt handler om at skabe overblik, at prioritere og at planlægge. I det følgende beskrives enkle og effektive redskaber til proces- og tidsstyring. Forhåbentlig kan du have god gavn af dem i den kommende tid.

Den overordnede planlægning af din tid
Når det gælder den meget generelle tidsprioritering kan nedenstående model bruges.
Tit føler man, at der ligger rigtig mange opgaver foran en – nogle handler om arbejde/studie, nogle om familie og venner, andre måske om underholdning eller afslapning.

Ligesom hvis man skulle æde en elefant, kan man ikke gøre tage det hele i én bid – og ikke gøre alt på én gang. Man må begynde et sted og arbejde sig igennem elefanten.

Få overblik over, hvilke opgaver der ligger foran dig.
Prioriter dem og skriv dem ind i nedenstående skema – alt efter om de er vigtige eller ikke vigtige, om de haster eller ikke haster.

 

(Schultz 2005)

Når du har udfyldt skemaet, kan du overveje:

Detailplanlægning af opgaveskrivningen og arbejdsprocessen

Hvilke arbejdsopgaver?
Først er der vigtigt at få et overblik over, hvilke konkrete arbejdsopgaver der ligger foran dig. Ligesom det gjaldt med elefantspisningen tidligere, så kan du ikke klare alt på én gang. I begyndelsen af opgaveprocessen tænker du måske arbejdsopgaver mest i overskrifter som ’læse teori’, ’skrive teoriafsnit’, ’indsamle empiri’, ’korrekturlæsning’ osv. Og det er fint i den indledende planlægning.

Ret hurtigt bliver du dog i stand til også at nedbryde ’læse teori’-arbejdsopgaven i mindre bidder og dermed mindre opgaver. Det kunne være:

Når man konstant nedbryder i konkrete arbejdsopgaver, får man en klart overblik over, hvad det helt præcist er, man skal nå.

Hvor meget tid?
Når du har overblik over arbejdsopgaverne skal du have overblik over den tid, der er til rådighed til at løse opgaverne. Her kan det være en god ide at have en kalender, der dækker opgaveskrivningsperioden (print fx fra kalendersiden.dk).

Begynd med at strege de dage ud, hvor du af en eller anden grund ikke kan arbejde på opgaven.

Fordel derefter dine arbejdsopgaver i kalenderen. Overveje nøje hvor lang tid den enkelte arbejdsopgave skal tildeles, og hvornår du mener, den skal placeres i forløbet.
Indsæt deadlines for, hvornår dine arbejdsopgaver skal være færdige.

Jo længere du kommer i forløbet, desto mere detaljeret kan din tidsplan blive.

En tidsplan holder aldrig helt præcist– og slet ikke når man forsøger at planlægge en længere periode. Men det betyder ikke, at tidsplanen ikke er vigtig. Den skal blot justeres og genovervejes løbende for at fungere optimalt i forhold til din proces- og tidsstyring.

Afsæt en halv time hver fredag inden fyraften til at kigge på din tidsplan over en kop kaffe: Hvad har du nået i denne uge? Hvad har du ikke nået? Hvad skal du justere?

I mange tilfælde vil justeringen betyde, at du flytter rundt på arbejdsopgaver og typisk udsætter noget til næste uge eller senere, men i nogle tilfælde må man også droppe planlagte arbejdsopgaver, fordi der ganske enkelt ikke er tid til at udføre dem inden deadline.

Generelle arbejdsopgaver i opgaveskrivningsprocessen:

Vejlederen og tidsplanerne
Det er vigtigt, at jeg som vejleder kender til dine tidsplaner, så jeg har mulighed for at følge op på dem. Det er min rolle at kende til dine arbejdsplaner og diskutere dem med dig, men det er naturligvis dit ansvar at planerne overholdes.

Skriv meget gerne en mail i ny og næ og fortæl, hvordan det går med opgavearbejdet og planen. Og kontakt mig endelig, hvis du føler, at du er gået i stå i arbejdet.

Læs mere om proces- og tidsstyring: